Hiện tại, Sở Lao động - Thương binh và Xã hội tỉnh Bắc Ninh đang thực hiện quản lý gần 126.000 hồ sơ người có công với cách mạng. Hầu hết các hồ sơ được lập đến nay đã trải qua trên 40 năm lưu trữ và tra cứu; nhiều hồ sơ tài liệu là chất liệu giấy gió, giấy bản, giấy pơ luya mỏng, dễ rách nát, mực bị lem, mờ, ẩm mốc, chuyển màu ố vàng; hồ sơ chủ yếu được viết bằng bút mực hoặc in từ máy đánh chữ lại qua nhiều lần sử dụng, tra cứu... nên đến nay hồ sơ, tài liệu bị mờ chữ, rách nát hoặc hư hỏng ảnh hưởng rất lớn đến công tác lưu trữ, tra cứu thông tin và sử dụng.

Từ năm 2000 đến nay, Sở đã ứng dụng và cài đặt phần mềm quản lý hồ sơ người có công do Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội xây dựng để cập nhật, quản lý thông tin đối với người có công với cách mạng. Tuy nhiên, hiện nay phần mềm đã lỗi thời, các font chữ, dữ liệu không sử dụng được, không đáp ứng được yêu cầu công tác nghiệp vụ như: Thiếu các trường thông tin quản lý dữ liệu của một số hồ sơ đối tượng: Người tham gia kháng chiến giải phóng dân tộc, người tham gia hoạt động kháng chiến bị nhiễm chất độc hóa học… Chưa tích hợp các thông tin hồ sơ, chế độ ưu đãi của người có công và đang thực hiện quản lý riêng lẻ 03 phần mềm: Thông tin bia mộ;  không có chức năng liên thông với phần mềm giải quyết các thủ tục hành chính, quản lý văn bản và điều hành công việc của tỉnh; chưa tối ưu hóa công tác tìm kiếm, thống kê báo cáo, chưa có chức năng số hóa hồ sơ... Chưa có chức năng chia sẻ quản lý, tra cứu phục vụ công việc giải quyết các TTHC, chuyên môn nghiệp vụ trong thực thi chính sách tại cấp huyện, xã. 

Nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong thực thi chính sách đối với người có công với cách mạng đáp ứng yêu cầu hiện nay, xây dựng hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý hồ sơ, giải quyết thủ tục hành chính đối tượng người có công với cách mạng để thống nhất trong việc quản lý hồ sơ đối tượng hưởng chế độ ưu đãi người có công với cách mạng trên địa bàn tỉnh đảm bảo an toàn thông tin theo cấp độ 3, thông suốt từ tỉnh, huyện, xã; chuẩn hóa hồ sơ để việc quản lý được dễ dàng, chính xác và khoa học, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội tỉnh Bắc Ninh đã xây dựng các nhiệm vụ trọng tâm công tác chuyển đổi số của ngành, trong đó có nhiệm vụ triển khai Đề án số hóa dữ liệu quản lý người có công với cách mạng gồm phần mềm quản lý và số hóa gần 126.000 hồ sơ lưu trữ các loại.

Để việc triển khai thực hiện Dự án được thuận lợi, phát huy hiệu quả, phù hợp với tình hình thực tế của địa phương và thống nhất đồng bộ với chủ trương của Bộ về ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực người có công, Sở Lao động-Thương binh và Xã hội Bắc Ninh mong nhận được sự quan tâm, chỉ đạo của Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội về việc triển khai Dự án số hóa hồ sơ người có công của tỉnh Bắc Ninh để có cơ sở báo cáo UBND tỉnh triển khai thực hiện Đề án.

Trong tương lai, Đề án được thực hiện sẽ mang lại những hiệu quả quan trọng, đó là giúp lưu trữ an toàn tài liệu hồ sơ người có công: Số hóa tài liệu hồ sơ người có công là quá trình chuyển các nguồn dữ liệu truyền thống như các bản viết tay, bản in trên giấy, hình ảnh… sang chuẩn dữ liệu trên các phương tiện điện tử. Số hóa tài liệu tạo tiền đề để bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc, tránh việc mất mát, hư hại tài liệu trong quá trình lưu trữ và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu hồ sơ người có công của tỉnh. 

Tạo thuận lợi, tăng khả năng tiếp cận nguồn thông tin của người dùng: Quá trình quản lý, khai thác tài liệu theo hướng tập trung, toàn bộ dữ liệu số hóa đều quản lý trong một cơ sở dữ liệu, tạo sự tối ưu cho người dùng. Thông qua mạng MetroNet của tỉnh, người dùng có thể truy cập, khai thác thông tin tài liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi.

Thống nhất, đồng bộ quy trình, đảm bảo việc lập, quản lý hồ sơ phù hợp với yêu cầu và quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Hồ sơ hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước được xử lý, lựa chọn để bảo quản và khai thác sử dụng hiệu quả góp phần nâng cao chất lượng quản lý và nghiệp vụ chuyên môn của Sở lao động – Thương binh và Xã hội.

Hiện đại hóa công tác lưu trữ, tăng khả năng bảo mật: Số hóa tài liệu hồ sơ người có công sẽ tạo tiền đề cho việc hiện đại hóa công tác quản lý hồ sơ lĩnh vực an sinh xã hội nói chung và hồ sơ lĩnh vực người có công nói riêng. Là đòn bẩy, tạo động lực hiệu quả cho việc nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức đáp ứng yêu cầu quản lý, công tác chuyên môn về quản lý hồ sơ các đối tượng an sinh xã hội.

Ngoài ra, việc số hóa cũng sẽ giảm được không gian lưu trữ, tăng cường khả năng bảo mật thông tin và cắt giảm tối đa chi phí vận hành và quản lý hệ thống so với phương thức quản lý tài liệu truyền thống./.